Dit is de privacyverklaring van CompanySpotter BV, gevestigd aan de Koninginnegracht 46-I te Den Haag en geregistreerd in het Nederlandse handelsregister onder nummer 78391857. Voor alle vragen rondom de inhoud van deze verklaring of het uitoefenen van uw rechten inzake privacy hebben wij een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld welke bereikbaar is via [email protected].
Inleiding
Uw privacy is belangrijk voor ons, en wij zetten ons in voor de bescherming van de persoonlijke informatie die u ons eventueel verstrekt. Deze privacyverklaring legt uit welke informatie wij over u kunnen verzamelen indien u besluit om klant te worden en gebruik te maken van onze Dienst (hierna te noemen ‘Klant’ of ‘Klanten’).
CompanySpotter zal uw contactgegevens alleen gebruiken in overeenstemming met deze verklaring inzake privacy, die hieronder in extenso te vinden is. Wij zullen uw gegevens niet aan derden verkopen.
Doel en rechtsgrondslag van de verwerking van persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de Klanten worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
- Het administratief beheren van klantrelaties
- Creatie van de persoonlijke gebruikersidentificatie en het wachtwoord die verplicht zijn voor het gebruik van de Dienst en het beheer van de Klant en Gebruiker
- Om producten, diensten, inhoud en reclame te creëren, te ontwikkelen, te exploiteren, te leveren en te verbeteren
- Communicatie met klanten, zoals het versturen van kennisgevingen, mededelingen over aankopen, en wijzigingen in onze voorwaarden en ons beleid
- Klanttevredenheidsonderzoeken uit te voeren en de resultaten te controleren
- Het maken van statistieken en analyses over klanten en direct marketing op basis van de relatie met de klant
De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is de uitvoering van een overeenkomst en het rechtmatige belang van CompanySpotter voor de verwerking.
Indien en voor zover van toepassing vindt de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden op basis van een eerdere zakelijke en/of contractuele relatie met de Klant plaats. Dit wordt beschouwd als een gerechtvaardigd belang van CompanySpotter voor de verwerking.
Bronnen van Persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verzameld uit de door de klanten ondertekende overeenkomsten en van de betrokkene zelf of van een collega/manager van de betrokkene bij het registreren van additionele gebruikers van onze Dienst. Bij het registratieproces hangt de aard van de inhoud van de verzamelde gegevens af van de informatie die de Klant heeft verstrekt. Persoonsgegevens worden ook rechtstreeks van de Klanten verzameld in verband met informatie die ontvangen wordt tijdens telefoongesprekken, chats, e-mails, vergaderingen, of andere samenwerkingen in verband met het beheer van de zakenrelatie, die door werknemers van CompanySpotter aan het register toegevoegd kunnen worden.
Inhoud van de persoonsgegevens
Indien de Klant beslist om CompanySpotter zijn/haar persoonsgegevens te verstrekken, verzamelt CompanySpotter de informatie die de Klant verstrekt door formulieren in te vullen of door contact met ons op te nemen. Wanneer u CompanySpotter persoonlijke informatie verstrekt, stemt u ermee in dat wij die informatie verzamelen en gebruiken in overeenstemming met dit beleid.
Het Register bevat mogelijk de volgende persoonsgegevens:
- Basisgegevens over de gebruiker, zoals naam, titel, functie, e-mailadres, telefoonnummer
- Gebruikersgegevens, zoals persoonlijke gebruikersidentificatie en wachtwoord, opgeslagen zoekopdrachten
- ICT- en beveiligingsgegevens zoals IP-adres, cookies
- Historische gegevens zoals inschrijfdatum, laatste login, andere gebruiksgegevens, analytics
- Feedback van klanten en marketinggegevens, zoals chat en andere communicatie met prospects en klanten, feedback van klanten
- Klantspecifieke gegevens zoals informatie ontvangen uit vergaderingen of telefoongesprekken, die noodzakelijk worden geacht voor de administratie van de klantenrelaties
Gebruik van cookies en verwante technologie
Middels het gebruik van cookies kan CompanySpotter informatie verzamelen over het gebruik dat de Klant maakt van het internet en haar diensten in het algemeen. Met deze informatie kunnen wij onze website en de diensten verbeteren om aan de behoeften van de Klant te voldoen, zoals diensten aanbieden die beter op de wensen van de Klant zijn afgestemd, bijvoorbeeld door favorieten op te slaan en door de Klant te identificeren telkens wanneer deze naar onze site terugkeert. Cookies kunnen worden uitgeschakeld in de browser van de Klant via de Cookieverklaring. Merk op dat het uitschakelen van cookies kan verhinderen dat sommige inhoud/diensten op onze website gebruikt kan worden.
Voor alle informatie rondom de werking, de plaatsing en de toestemming rondom cookies verwijzen wij naar onze cookieverklaring.
De ontvangers van persoonsgegevens
De primaire ontvanger van persoonsgegevens zijn de werknemers van CompanySpotter. CompanySpotter kan de persoonsgegevens doorgeven aan zijn groepsmaatschappijen, dochterondernemingen en andere derden op basis van contractuele verplichtingen of eisen van de autoriteiten..
Persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met bedrijven die diensten verlenen zoals informatieverwerking, onderhoud, het uitvoeren van bestellingen van klanten, het leveren van diensten, het beheren en verbeteren van klantengegevens, het verlenen van klantenservice, het beoordelen van interesse in producten en diensten, en het uitvoeren van klantenonderzoek of tevredenheidsonderzoeken. Voor de bovengenoemde doeleinden kunnen de persoonsgegevens van de Klanten, op basis van de uitvoering van een contract, aan de volgende partijen worden doorgegeven:
- Leveranciers en beheerders van serversdiensten
- Samenwerkingspartners en dienstverleners
- Communicatieplatforms
- Contactregister. De klantgegevens worden gedeeltelijk doorgegeven aan het interne contactregister van CompanySpotter.
- In geval de wet, een gerechtelijke procedure, een rechtsgeding en/of verzoeken van openbare en overheidsinstanties dat vereisen, kan CompanySpotter uw persoonsgegevens bekendmaken.
Overdracht en behandeling van gegevens
De gegevens die CompanySpotter van de Klant verzamelt, kunnen overgedragen worden naar, en opgeslagen worden op, een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte ("EER"). Zij kunnen ook verwerkt worden door personeel dat buiten de EER opereert en voor ons of voor een van onze leveranciers werkt (bijv. als onze dienstverlener of leverancier buiten de EER gevestigd is). De informatie kan ook aan een derde bekendgemaakt worden tijdens onderhandelingen over een fusie of overname, indien de ontvangende partij heeft zich ertoe verbonden zich te houden aan geheimhoudingsverplichtingen met betrekking tot de bekendgemaakte informatie. Alleen noodzakelijke persoonsgegevens worden met deze derden gedeeld.
CompanySpotter zal alleen persoonsgegevens op basis van een contract bekendmaken aan derden die buiten de EU/EAA opereren en die stappen hebben ondernomen om ervoor te zorgen dat er adequate gegevensbeschermingsregelingen zijn getroffen in overeenstemming met de verordening inzake gegevensbescherming. Deze kunnen onder meer bestaan uit, maar zijn niet beperkt tot, gegevensbeschermingsovereenkomsten of standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie worden verstrekt.
Persoonsgegevens kunnen aan de autoriteiten worden meegedeeld in gevallen die door de verplichte plaatselijke wetgeving of een rechterlijk bevel worden vereist. Gegevens kunnen ook openbaar gemaakt worden als de openbaarmaking toegestaan is door de toepasselijke wet, regelgeving of overeenkomst of als de Klant daarmee instemt.
Bewaring van Persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden slechts bewaard zolang en voor zover dat nodig is in verband met de oorspronkelijke en verenigbare doeleinden van de verwerking. In elk geval worden de persoonsgegevens opgeslagen overeenkomstig de eventueel toepasselijke wettelijke bewaartermijn. De persoonsgegevens worden opgeslagen met de volgende termijn of de criteria die gebruikt worden om die termijn te bepalen: de persoonsgegevens die op basis van de klantrelatie worden ontvangen, zullen voor een periode van drie (3) jaar (gerekend vanaf het moment van beëindiging van het contract) worden bewaard.
CompanySpotter evalueert regelmatig de noodzaak om persoonsgegevens op te slaan. Bovendien voert CompanySpotter voor de verwerking alle (in alle redelijkheid) mogelijke maatregelen uit om ervoor te zorgen dat eventuele onjuiste, onnauwkeurige of verouderde persoonsgegevens onverwijld worden gewist of gecorrigeerd.
Beginselen van gegevensbescherming
De informatiebeveiliging van persoonsgegevens en de verwerking en de vertrouwelijkheid, integriteit en bruikbaarheid worden gewaarborgd met passende technische en administratieve maatregelen overeenkomstig de informatiebeveiligingsbeginselen van CompanySpotter.
De door CompanySpotter gebruikte servers worden beschermd door passende firewalls en technische beveiliging. Alle databanken en informatiesystemen zijn alleen toegankelijk met individuele en persoonlijke logingegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) die door CompanySpotter worden toegekend. De toegangsrechten tot eerdergenoemde databanken en informatiesystemen zijn beperkt, zodat de informatie alleen kan worden ingezien en verwerkt door personen die daartoe (wettelijk) bevoegd zijn.
Het overgrote deel van de persoonsgegevens van CompanySpotter is in elektronische vorm. In het geval er fysieke documenten zijn die persoonsgegevens bevatten, worden die zo spoedig mogelijk vernietigd.
De werknemers van CompanySpotter hebben zich er aan gecommitteerd het beroepsgeheim en de geheimhouding in acht te nemen met betrekking tot de informatie die zij ontvangen bij de verwerking van persoonsgegevens. Richtlijnen inzake privacy en veiligheid zijn aan de werknemers meegedeeld en CompanySpotter en de privacywaarborgen worden binnen CompanySpotter strikt gehandhaafd. Voor zover van toepassing zijn vergelijkbare afspraken gemaakt met eventuele toeleveranciers van CompanySpotter.
Rechten van de betrokkene
U als betrokkene wiens persoonsgegevens onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) van de EU vallen, hebt bepaalde rechten en dit deel van de privacyverklaring is bedoeld om u informatie te geven over uw rechten. De GDPR verleent u de hieronder beschreven rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, voor zover die door ons zijn opgenomen in onze informatiesystemen.
Voor elk van de hieronder vermelde rechten, gelieve alle verzoeken en vragen over gegevensbescherming in de eerste plaats te richten aan onze Functionaris Gegevensbescherming, welke bereikbaar is via het volgende adres: [email protected]. CompanySpotter reageert altijd binnen de geldende termijnen zoals opgenomen in de GDPR.
Informatie over de verwerking
U hebt recht op informatie; welke gegevens verzameld worden, de doeleinden van de verwerking waarvoor de persoonsgegevens bestemd zijn, evenals de rechtsgrondslag voor de verwerking en de ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonsgegevens, indien die er zijn. Indien uw gegevens in de CompanySpotter database zijn opgenomen, wordt de verwerking ervan geregeld door deze privacyverklaring.
Inzage
U heeft het recht om van CompanySpotter bevestiging te krijgen of de betreffende persoonsgegevens al dan niet verwerkt worden en, indien dat het geval is, toegang te verkrijgen tot de persoonsgegevens. CompanySpotter zal u, nadat wij in alle redelijkheid uw identiteit hebben kunnen controleren, bevestigen of uw gegevens in onze diensten opgenomen zijn, welke gegevens wij verzameld hebben en u informatie geven over de oorspronkelijke bron van uw persoonsgegevens. U kunt een verzoek hiertoe bij ons indienen via [email protected].
Correctie en rectificatie
U heeft het recht om van CompanySpotter, zonder onnodige vertraging, rectificatie te verkrijgen van onjuiste persoonsgegevens. Rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, heeft de betrokkene het recht om onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen, onder meer door het verstrekken van een aanvullende verklaring. Wij zullen de persoonsgegevens, na controle, op basis van deze verklaring aanpassen. Bovendien neemt CompanySpotter zelfstandig haar verantwoordelijkheid voor het onverwijld zelf rectificeren van gegevens waarvan het herkent en erkent dat ze foutief zijn.
Beperking en verwijdering
U heeft het recht om te vragen of de persoonsgegevens in de database gewist worden of het gebruik voor specifieke doeleinden beperkt wordt. U kunt tevens een verzoek hiertoe bij ons indienen via [email protected]. Wij zullen, nadat wij in alle redelijkheid uw identiteit hebben kunnen controleren, de persoonsgegevens verwijderen. Ondanks het verzoek om gegevens te wissen, mogen de gegevens niet gewist worden als CompanySpotter verplicht is persoonsgegevens te verwerken voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
Overdracht
U heeft het recht om te vragen of de persoonsgegevens in de database overgedragen worden naar een andere entiteit in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat te ontvangen. U kunt een verzoek hiertoe bij ons indienen via [email protected]. Wij zullen, nadat wij in alle redelijkheid uw identiteit hebben kunnen controleren, de persoonsgegevens overdragen aan de door u gewenste entiteit.
Niet profilering
Binnen CompanySpotter wordt er op geen enkele wijze profilering toegepast.
Recht om een klacht in te dienen
Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van onderhavige privacyverklaring of op de GDPR, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw nationale toezichthoudende autoriteit. Een overzicht van de verschillende nationale toezichthoudende autoriteiten vindt u hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. Voor Nederland kunnen betrokkenen zich wenden tot:
- Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
P.O. Box 93374
2509 AJ Den Haag
Tel. +31 70 888 8500
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/De betreffende autoriteiten oordelen uitsluitend over de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking van bedrijfsgegevens vallen hier, logischerwijs, buiten.
Wijzigingen in de privacyverklaring
CompanySpotter heeft het recht om deze privacyverklaring ‘Privacy Statement Klanten’ te allen tijde te wijzigen of bij te werken. In voorkomend geval zullen wij trachten alle betrokkenen wiens rechten door de desbetreffende wijzing aanzienlijk gewijzigd/geraakt worden op correcte wijze op de hoogte te brengen. Het is in ieder geval verstandig dit document regelmatig te raadplegen. Een ‘een na laatste’ versie is altijd hier beschikbaar.