Datum: 19 september 2024
Zó kan je effectief vergaderen
Waarom is een effectieve vergadering belangrijk?
Efficiënt en effectief vergaderen is het ideaal, maar de realiteit is dat het vaak te veel tijd inneemt en te weinig oplevert. Helemaal niet meer vergaderen lijkt ons niet de oplossing. Minder én op de juiste manier vergaderen; dát is een goed streven. Dit leidt niet alleen tot tijdsbesparing maar ook tot een sterker teamgevoel. De vergadercultuur is per organisatie anders. Er zijn echter wel een aantal handvatten die je kan gebruiken om effectief te vergaderen.
Effectief vergaderen: hoe doe je dat?
Door een aantal aandachtspunten in acht te nemen, wordt vergaderen binnen jouw team een stuk effectiever. Factoren die hierbij een rol spelen zijn:
- Duidelijk communiceren, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.
- Effectief leiderschap, zodat iedereen aan het woord komt.
- Tijdmanagement, zodat een vergadering niet té veel uitloopt.
Deze worden hieronder inclusief tips verder toegelicht.
Effectieve communicatie
Als eerste draagt duidelijke communicatie bij aan een overzichtelijke en effectieve vergadering. Hoe kun je dit ondersteunen? Hoe meer mensen er bij elkaar zitten, hoe minder iemand zich verantwoordelijk voelt om écht deel te nemen aan de vergadering. Mensen denken vaak dat anderen het wel zullen oppakken. Daarnaast heeft niet iedereen in gelijke mate kennis van het thema van de vergadering. Dat kan opgelost worden door alleen naar een vergadering te gaan als jij daar echt nodig bent en iets in te brengen hebt of wanneer het onderwerp relevant is voor jou. Soms is een telefoontje of e-mail voldoende.
Maak een agenda voor de vergadering en deel deze met de deelnemers. Neem hierin de vergadertijd, het doel van de vergadering en de punten die besproken zullen worden op. Noem een deadline vóór de vergadering voor het inbrengen van nieuwe agendapunten. Dit bespaart tijd tijdens de vergadering, omdat er geen nieuwe punten worden ingebracht en de deelnemers weten wat ze kunnen voorbereiden.
Duidelijk communiceren
Effectieve communicatie kan alleen als er ook duidelijk gecommuniceerd wordt. Daarom is het belangrijk om een verantwoordelijke voor de vergadering aan te wijzen en de tijd in de gaten te houden. Kies iemand die de vergadering leidt. Deze persoon kan waarborgen dat alle agendapunten aan bod komen en geen nieuwe punten worden ingebracht (wat leidt tot uitloop). Ook kan deze persoon ervoor zorgen dat niet constant dezelfde persoon aan het woord is. Hierdoor verlopen vergaderingen gestructureerder en krijgt iedereen de kans om wat te zeggen. Hierdoor is de kans groter dat iedereen zich gehoord voelt.
De voorzitter kan ook de tijd in de gaten houden. Vergaderingen duren vaak te lang. De spanningsboog van een mens is kort, waardoor mensen aan het eind van een vergadering hun focus kwijt zijn. Vaak is dat juist het moment dat er knopen doorgehakt moeten worden. Vergader dan ook niet langer dan 1,5 uur. Mocht je toch langer willen vergaderen, neem dan een pauze.
Vergader effectief! Zo doe je dat
Door aanpassingen in de communicatie voor en tijdens de vergadering kan je effectiever vergaderen. Zorg dat het voor iedereen duidelijk is of ze bij de vergadering verwacht worden en wat er besproken wordt. Door een voorzitter aan te wijzen wordt de agenda nagekomen en lopen vergaderingen niet meer té veel uit. Een effectieve vergadering is dus met een paar aanpassingen te bereiken! Veel succes!